美容室の顧客カルテを電子化する手順｜紙カルテからの移行と、予約・レジどちらに置くか

紙の顧客カルテは、書くのは簡単でも探すのと共有するのが難しい道具です。お客様が来店してから棚を探す、担当以外のスタッフが前回の薬剤を確認できない、予約の電話で過去の施術がすぐに分からない。電子カルテに移す目的は、この「探す」「共有する」を速くすることにあります。

この記事では、電子カルテをどのシステムに置くかの決め方、紙カルテから移すときの手順、顧客情報を扱ううえで守るべきことを整理します。

電子化で変わること

一方で、施術中に手が離せない、タブレットの操作が苦手なスタッフがいる、といった理由で入力が止まると、電子カルテは空のままになります。入力の手間が紙より増えないことを、製品選びの条件にしてください。

カルテをどこに置くか：予約システムか、POSレジか、一体型か

電子カルテは、予約システムにもPOSレジにも搭載されていることがあります。両方に機能があると、どちらに記録するかが曖昧になり、情報が2か所に分かれてしまいます。カルテの置き場所は1つに決めるのが原則です。

比較表で、顧客管理・カルテの対応状況を見ると次のとおりです。

POSレジの顧客管理と予約連携

製品	顧客管理・カルテ	予約システム連携	美容サロン特化	月額費用
Airレジ	○対応	—記載なし	×非対応	0円
STORES レジ	—記載なし	○対応	×非対応	0円
Square POSレジ	○対応	—記載なし	×非対応	0円
Bionly	○対応	○対応	○対応	要問い合わせ
POS+ beauty	○対応	○対応	○対応	要問い合わせ

予約システムの顧客管理

製品	顧客管理・カルテ	サロン専用アプリ	事前決済	月額費用
Airリザーブ	○対応	—記載なし	○対応	0円
STORES 予約	○対応	—記載なし	○対応	0円
ビューティーメリット	○対応	○対応	—記載なし	要問い合わせ
Bionly	○対応	○対応	—記載なし	要問い合わせ
POS+ beauty	○対応	—記載なし	—記載なし	要問い合わせ
リザービア	—記載なし	—記載なし	○対応	要問い合わせ
Square 予約	○対応	—記載なし	○対応	要問い合わせ

予約とカルテとレジを1つにまとめた製品と、予約システムとPOSレジを別の会社で組み合わせる方法のどちらがよいかは、いま使っているシステムと、今後変えたい部分によって決まります。

紙カルテから電子カルテに移す手順

1. 移す項目を絞る

紙カルテの内容をすべて書き写そうとすると、作業が終わりません。まず、来店時に本当に見ている項目だけに絞ります。

• 氏名・連絡先
• 最終来店日と来店の頻度
• 直近数回の施術内容（メニュー、薬剤、担当者）
• アレルギーや肌の状態など、施術の注意事項
• 仕上がりの写真（直近のもの）

2. 移すお客様を絞る

全員分を一度に移す必要はありません。直近1年以内に来店したお客様から移し、それ以前のお客様は、来店されたときに移すという方法が現実的です。

3. 来店時に移す運用を決める

予約が入ったお客様の紙カルテを前日に取り出しておき、来店時に電子カルテへ入力する「来店時移行」を基本にすると、通常の業務の中で少しずつ移せます。誰が、いつ入力するかを決めておくと、移行が途中で止まりません。

4. 紙カルテの保管と廃棄のルールを決める

電子化が終わった紙カルテをどうするか（一定期間保管するか、廃棄するか）を決めます。廃棄する場合は、シュレッダーにかけるなど、第三者に読まれない方法で処分してください。

顧客情報を扱ううえで守ること

カルテに記録する氏名・連絡先・施術内容・写真は、個人情報保護法の「個人情報」にあたります。店の規模にかかわらず、事業として顧客情報を扱う以上、同法の義務がかかります。主な点は次のとおりです。

• 利用目的を決めて伝える：「施術の記録と、次回以降のご提案のため」など、何に使うかを決め、店内の掲示や予約画面などで伝える
• 安全に管理する：スタッフごとにログインを分ける、退職者のアカウントを止める、タブレットに画面ロックをかける
• スタッフに守らせる：カルテの情報を私的に使わない、店の外に持ち出さないといったルールを決め、周知する
• 委託先を確認する：クラウドのシステムを使う場合、提供会社のセキュリティ対策やデータの保存場所を資料で確認する

健康状態に関わる情報（皮膚の疾患や病歴など）は、内容によって「要配慮個人情報」にあたり、取得の際に本人の同意が必要になる場合があります。問診票や同意書の運用とあわせて、個人情報保護委員会のガイドラインを確認してください。

施術前の同意書を電子化できるPOSレジもあります。まつげ・脱毛・エステなど、同意書の取得が多いメニューを扱う店では、同意書をどう保管するかもあわせて検討すると、紙の管理をまとめて減らせます。

よくある質問

電子カルテの写真はどのくらい保存できますか

保存できる容量や枚数は製品やプランによって異なります。仕上がりの写真を多く残す店は、資料で上限と超えた場合の扱いを確認してください。

タブレットが苦手なスタッフがいても使えますか

入力の手間を減らす工夫（よく使う施術内容を選択式にする、写真だけ撮って後で整理する、など）ができる製品かどうかが重要です。資料請求や体験で、実際の入力画面を見て判断してください。

予約システムを乗り換えると、カルテはどうなりますか

カルテを予約システムに置いている場合、乗り換えのときにデータを移せるかが問題になります。移行の考え方は「予約システムの乗り換え手順」で解説しています。